Caso de cliente · Consultora de financiación pública
Una consultora de Barcelona lleva más de 35 años ayudando a empresas innovadoras a conseguir ayudas. Reúne propuestas, firma electrónica, selección de personal, métricas web y publicaciones en una sola plataforma interna. Además, estrena web en tres idiomas y forma a todo el equipo en IA generativa.
· 3 min de lectura
- Sector
- Consultoría de financiación pública, incentivos fiscales y proyectos europeos
- Ubicación
- Barcelona, Cataluña (España)
- Periodo
- Diciembre 2025 – julio 2026
- Alcance
- Plataforma interna con acceso de MicrosoftPropuestas y firma electrónicaMódulos de talento, métricas web y blogWeb corporativa en tres idiomasSeguimiento de plazos de justificaciónEntorno de IA privado y formación del equipo
- Beneficios
- La propuesta se monta, se firma online y se archiva en el CRM sin salir de la plataforma
- Candidaturas, tráfico web y entradas del blog viven en el mismo sitio, con un solo acceso corporativo
- Los plazos de justificación viven en el CRM, con avisos, y no en un Excel y un calendario de Outlook
- Todo el equipo usa IA generativa cada día, con una biblioteca de prompts común para sus documentos técnicos
Módulos en producción (Contratos, Talento, Métricas, Posts)
Idiomas (ES/CA/EN) en la nueva web corporativa
Sesiones de formación y seguimientos individuales en IA generativa
Tipos de documento cubiertos por la biblioteca de prompts
Dejamos de perseguir fechas y documentos y volvimos a lo nuestro: conseguir financiación para nuestros clientes.
Contexto
La firma ayuda a empresas innovadoras, sobre todo de base tecnológica, a conseguir financiación pública en España y Europa: subvenciones, ayudas, préstamos blandos e incentivos fiscales. Cada cliente tiene solicitudes en marcha con sus propias convocatorias, plazos y periodos de justificación, que a menudo duran años después de conceder la ayuda.
Alrededor de ese trabajo están el equipo comercial, un área fiscal y legal, RR. HH. y marketing. Cada uno había acumulado sus propias herramientas, archivos y costumbres.
El reto
Las propuestas se escribían desde cero en Word, se firmaban por canales sueltos y muchas veces llegaban tarde a administración. Los CV llegaban por correo, el tráfico de la web estaba en otra herramienta y publicar en la web dependía de alguien de fuera del equipo.
Las fechas más críticas del negocio, cuándo hay que justificar cada ayuda, vivían en un Excel y un calendario de Outlook que se mantenían a mano.
A la vez, el equipo quería usar la IA para sus informes técnicos y memorias, pero no tenía herramientas comunes, ni método, ni un sitio seguro donde usar sus propios documentos históricos.
La solución
El trabajo duró siete meses, con entregas módulo a módulo, sin parar el día a día de la firma.
- Una sola plataforma interna
- Hicimos una aplicación web interna (Next.js y Supabase) que solo se abre con la cuenta de Microsoft de la firma. Contratos: el consultor rellena los datos del cliente, marca los bloques y servicios y una vista previa monta la propuesta con la imagen de la firma. Cada propuesta tiene su referencia y se guarda sola. Se descarga en .docx, pasa por revisión y aprobación interna y se envía a firma electrónica (Signaturit) con avisos automáticos. El documento firmado se archiva en la oportunidad del cliente en el CRM. Talento: un gestor de candidaturas con formulario público. Métricas: un panel en directo del tráfico de la web. Posts: un editor del blog que publica directamente en la web corporativa.
- Una web nueva
- Una web corporativa de varias páginas en castellano, catalán e inglés explica las tres líneas de servicio de la firma. Tiene testimonios reales, páginas legales, un formulario de contacto que funciona y una sección de actualidad alimentada desde el módulo de Posts.
- Plazos de justificación
- Cada ayuda en el CRM guarda ahora sus fechas de justificación, importadas para todas las ayudas vivas. Una vista propia enseña los próximos tres meses (empresa, proyecto y plazo), y llega un aviso por correo cuando se acerca cada fecha. Los dos sistemas convivieron hasta que el CRM sustituyó del todo al sistema anterior.
- IA para todo el equipo
- Montamos un entorno de IA privado en el servidor de la firma (Ollama, Docker y OpenWebUI, conectado a la API de Claude). Con él, las memorias antiguas sirven para escribir las nuevas. Repasamos con cada departamento qué se podía automatizar e hicimos cinco sesiones de formación y treinta seguimientos individuales. También creamos una biblioteca de prompts para cada tipo de documento. Por último, simplificamos el flujo de la plataforma de detección de convocatorias junto al CRM y añadimos notas de reunión con IA para el equipo comercial.
Resultados
Hoy una propuesta pasa del borrador a firmada y archivada sin que nadie la persiga, y todos los equipos trabajan en la misma plataforma con un solo acceso. Los plazos de justificación ya no se pueden perder en un Excel, y la web la actualiza el propio equipo.
El equipo ha pasado de probar la IA a usarla cada día, con prompts compartidos y un entorno privado para sus propios documentos.
Siguiente paso
¿Tus propuestas, fechas y documentos están repartidos entre Words, hojas de cálculo y correos? Hablemos de ponerlos en un solo sitio.